Covid-19 Döneminde İş Sürekliliği

Dr. Öğr. Üyesi Selden Çepni
Işık Üniversitesi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Müdürü
Meslek Yüksekokulu Müdür V.

Dünyamız için zorlu bir zamanla karşı karşıyayız. Bu yazı hazırlandığı (17 Nisan 2020) sırada, DSÖ (Dünya Sağlık Örgütü) verilerine göre onaylanmış vaka sayısı tüm dünyada 2 milyon 34 bin kişiye, COVID – 19 sebebiyle ölüm sayısı 134  bin 163'e yükseldi.
 
SARS-CoV-2 virüsünün neden olduğu bu koronavirüs hastalığı (COVID-19), sağlık otoritelerince onaylanmış bilgilere göre; öksürme veya hapşırma gibi damlacık iletimi yoluyla yayılır. (Dört metreden yakın mesafelerde hava yoluyla bulaşıp bulaşmadığı ise hala tartışılmaktadır.) Ayrıca yine onaylanmış bilgilere göre; çalışanların kontamine yüzeylere dokunmasından virüsü almaları da mümkün.

Geleneksel ofisler, çalışanların fiziksel olarak bir arada bulunmaları sebebiyle virüsü almayı ve yaymayı kolaylaştırıyor. Koronavirüs (COVID-19) pandemisi nedeniyle küresel endişeler arttıkça, kuruluşlar çalışan sağlığını koruma ve hizmeti alan kısma hızlı yanıt verebilme zorluklarıyla karşı karşıya kaldı. Bu süreçte operasyonel kalmak için, dünyanın dört bir yanındaki şirketler, çalışanlarını evden - uzaktan çalışmaya teşvik ettiler ve bu, "dünyanın en büyük evden çalışması denemesi" olarak ele alındı.

Koronavirüsün yayılmasını sınırlamak ama bir yandan da birlikte çalışabilmek için "sosyal mesafe" adı verilen bir yöntemin uygulanması gerekir. Büyük toplantıları iptal etmek ve çalışanların ofiste bulunma zorunluluğunu sınırlamak, zaman geçtikçe daha da önemli bir tedbir olmaya başladı. Bununla birlikte, bu uygulama koronavirüsün yayılmasını yavaşlatmak için etkili olsa da kuşkusuz ülke genelindeki işletmeler için olumsuz bazı sonuçlar doğurma potansiyeli de taşıyor.

COVID-19'dan önce, ABD tam zamanlı olarak 5 milyondan az insan uzaktan çalışarak iş gücünün %3'ünü oluşturuyordu. Esnek ve uzaktan çalışma, eskiden dijital göçebeler ve "solo – girişimciler" için bir niş eğilimiydi. Bugün ise evden çalışmak sadece ilke değil, bir zorunluluk haline gelmiş durumda. Binlerce işletme, sanal dünya sayesinde nasıl hayatta kalabileceklerini ve işlerini nasıl devam ettirebileceklerini anlamaya çalışıyor. Salgına hazırlanmak için çok az veya hiç vakti olmayan birçok işletme, doğru teknolojileri kurmak ve çalışanlarını çalışmaya devam etmek için uğraştı ve uğraşmaya devam ediyor. Bu aşamada "iş sürekliliği" kavramı hızla dünyamıza girdi.

İş sürekliliği kavramı, kalite yönetim sistemleri ile aslında çalışma ve iş hayatımızda yer alan ama COVID -19'a kadar çok fazla göz önünde bulunmayan bir kavram. ISO standartlarında yer edinmiş ve "Organizasyon, kurum ve kuruluşların değer yaratan faaliyetlerini, herhangi bir felaket, kriz ve afet durumunda önceden belirlenen seviyede yürütebilme becerisi" olarak tanımlanıyor. İş Sürekliliği özetle; herhangi bir deprem, sel, yıldırım düşmesi, sunucu çökmesi, kritik personelin işten ayrılması, ekonomik kriz gibi durumlarda organizasyon, kurum ve kuruluşların kritik ürün, servis ve faaliyetlerini çok az zayiatla devam ettirebilmesi, kriz anına hazır bulunması ve iş süreklilik planları doğrultusunda bu planları soğukkanlılıkla gerçekleştirmesidir. Kuruluşlar bu sayede gerek organizasyonel güven, gerekse marka değerini yerle bir edecek durumları profesyonel bir şekilde yönetir.

Yaşadığımız bu salgın günlerinde İş Sürekliliği nasıl sağlanabilir?

İş Sürekliliği ile ilgili olarak temel yaklaşımları COVID – 19 üzerinden ele alacak olursak, öncelikle bir iç iletişim planı oluşturulmalı - plan aynı zamanda kriz yönetimi iletişim planının bir parçası olmalıdır. Burada basit, önemli mesajları, güvenilir bir süreci ve sürekli güncellemeler sağlamak ve çalışanlardan geri bildirim toplamak için araçları tanımlamak gerekir. Şirket politikaları özetlenmelidir; hem önleyici hem de tedavi amaçlı sağlık planı kapsamı tanımlanmalıdır. Bir salgının operasyonlar, hizmetler, seyahat, tedarik zinciri, iş, gelirler vb. üzerindeki potansiyel etkisi açıklanmalı ve böylece çalışanların buna göre planlama yapabilmesine olanak sağlanmalıdır. Solunum yolu hastalıklarının bulaşmasının tipik olarak daha yaygın olduğu çalışma ortamlarında uygulanacak ek iletişim ve yönetim gözetimi oluşturulmalıdır. Mevcut pandemik hazırlık planının bir özeti hazırlanmalı veya hazırlanmışsa gözden geçirilmelidir. Salgın, bulaşıcı hastalık salgınının önlenmesi ve hijyen ve ihtiyatlı eylemlerle ilgili halk sağlığı önerileriyle ilgili bilgilendirme yapılmalıdır.

İşletmenin uzaktan çalışma uygulamalarını destekleyebilecek alanlar ve evden çalışma stratejisi hazırlanmalı ve gözden geçirilmelidir. Bunlar, temel teknoloji bileşenlerine erişimi ve çalışanlar arasındaki iletişimi içermelidir. Bu noktada, çalışanların izlemesi gereken prosedürlerin ve buna yönelik beklentilerin açıkça ifade edilmesi yayarlalı olacaktır. Genel olarak iletişimin ekip içinde düzenli bir şekilde sağlanması, sanal toplantıların ekran paylaşımı ile yapılması, haftalık iş planlarının yapılması ve takip edilmesi, genel bilgilendirmeler yapılması ve hizmet alıcı taraf ile de bilgi akışının kesilmemesi için belli aralıklarla bilgilendirmeler yapılmalıdır.